Merkez Motor Makinae San.ve Tic.Ltd.Şti. 1997 yılında elektrik motorları satış ve pazarlama şirketi olarak Emre Tavman tarafından kuruldu. Özellikle Arçelik tarafından üretilmekte olan WAT marka endüstriyel motorların münhasır bayiliği ile büyüdü. Arçelik tarafından pazara sunulmayan diğer ürünleri farklı tedarikçilerden temin ederek piyasaya ulaştıran Merkez Motor,  10 yıldan fazla tecrübesi ve kalitesi ile Türkiye'nin en büyük elektrik motor ve redüktör satış firmalarından biri oldu. Almanya ve diğer Avrupa ülkelerinin elektrik dünyasında lider firmaları ile münhasır bayilik anlaşmalarını gerçekleştirdi.

Merkez Motor, 2000 yılında Kerim Koç’un da şirkete ortak olması ile birlikte Sermeks adlı mermer satış firmasını, 2006 yılında ise Ankara’da yine Arçelik’in Münhasır bayisi olduğu Dinamik Motor A.Ş.’yi kurdu. Hızlı büyümesini devam ettirmekte olan firma bugün 22 çalışanı ile 20 milyon TL ciroya ulaşmış durumdadır.

Ticari Durum

İlk kurulduğunda üç kişi olan Merkez Motor, istikrarsız ekonomik koşullarda bile   hızlı büyüdü. Özellikle Sermeks ve Dinamik Motor ile birlikte üç şirketli bir yapıya ulaşınca gerek stok takibinde, gerekse müşteriye verilen hizmette merkezi bir sistemin olmamasının sıkıntıları yaşanmaya başladı. Yaklaşık 6 bin adet stok kalemi, 3 bin adet müşteri ve özellikle redüktörlerde müşterinin ihtiyacına göre sonsuz revizyon isteğini takip etmek için mevcut muhasebe programı ve çalışanların kendi ihtiyaçlarına göre oluşturdukları Excel dosyaları zaman kaybına ve hatalara neden olmaya başladı. Ayrıca Sn.Tavman bu günleri “Ben işleri takip etmekte çok zorlanıyordum. Kim ne sipariş vermiş, hangilerinin stoğu var, hengileri bekliyor göremiyordum. Ancak irsaliyenin kesilmesinden sonra sistemde kayıt oluşuyor ve sevkiyattan itibaren sistemdeki bilgiyi kullanabiliyordum.” diyerek eski günleri özetlemekte.

Ayrıca ticaret hacmi arttıkça, ürün ve müşteri karlılığını takip etmede yaşanan sorunlar, özellikle Merkez ve Dinamik Motor arasındaki al-sat işlemleri zorluklar yaşatabiliyordu. Aynı müşterinin mevcut üç şirketteki tüm ticaretine bakarak karlılık hesaplaması da kolay bir şekilde yapılamıyordu. Şirketin ERP’ye geçmesi için gerek üst yöentimde gerekse çalışanlar arasında henüz hazır olunmadığına dair endişeler olmasına rağmen Sn. Tavman “Nasıl ölüm her insan için erkendir, şirketler içinde ERP geçişi her zaman erkendir. Hiçbir zaman hazı hissetmeyeceğiz kendimizi” diye düşünerek, her üç şirket için daha fazla beklemeden ortak veritabanı ve uygulamaya geçiş kararını vererek, 2009 senesi içinde  ERP seçim çalışmalarına başladı.

Çözüm

Merkez Motor için ERP konusunda ilk önemli kriter, risklerin iyi yönetilebilmesi açısından çalışılacak  danışman firmanın, anahtar teslim fiyat üzerinden anlaşma yapabilecek  olması idi. Yürüttükleri süreçlerin yönetimi açısından fonksiyonaliteye daha az önem veren firma, global ya da lokal yazılım kullanma konusunda daha zor karar verdiler. Lokal yazılımların muhasebe alanında çok kuvvetli ve genel uygulamalara daha hızlı cevap vereceğini düşünmelerine rağmen, büyüyen işleri sonucu çevre ülkelerde faaliyet gösterilmeye başlandığında global yazılımların büyük avantaj sağlayacağını düşünüyorlardı.

Emre Bey için diğer önemli bir karar ise iş ortağı  seçimi idi. İş ortağı ile iletişimin, şirket çalışanlarının danışmanlar ile  kolay anlaşmasını, analizlerin doğru yapılmasını, ek isteklerin doğru değerlendirilip karara bağlanmasını direk etkileyeceğinden, başarıya ulaşmakta önemli bir  faktör olacağını biliyorlardı.

Tüm bu kriterler ve yapılan çözüm tanıtımları sonucunda Merkez Motor, Microsoft Dynamics iş ortağı 6 Gen ve Microsoft Dynamics NAV (Navision) yazılımında karar kıldı. Konusunda çok deneyimli ve Merkez Motor gibi çevik firmalar için ek çözümler barındıran 6 Gen, firmayı 45 gün gibi kısa bir sürede tüm süreçleri ile canlı kullanıma alınmasında 6Gen in sektör ve ürün bilgisiyle hazırladığı NAV eklentisinin büyük bir katkısı oldu. Bir ay paralel kullanım ile kullanıcıların sisteme adaptasyonu sağlandı. Ocak 2010 itibari ile tüm firma Microsoft Dynamics NAV kullanmaya başladı.

2010 yılının ilk aylarında,  aktarımla beraber eski verilerden gelen hataların ayıklanması ve kullanım sırasında ortaya çıkan ek isteklerin yerine getirilmesi ile Microsoft Dynamics NAV, Merkez Motor’un tek bilgi kaynağı olarak tüm çalışanlar tarafından kullanılmaya başlandı.

Faydalar

Kurumsal Bilgiye Her An Ulaşım

Merkez Motor, Microsoft Dynamics NAV’ın 6Gen eklentileriyle kurulumundan sonra kendileri için çok önemli olan müşterilerine verdikleri  hizmetlerin devamlılığı ve tutarlılığı konusunda istedikleri seviyeye geldi. Sn.Tavman “Çalıştığımız bankalarda müşteri temsilcimiz değişse bile,  yeni gelen arkadaş birgün sonra bizimle ilgili tüm konulara  hakim oluyordu. Bizde ise müşteriye bakan çalışanımız değiştiğinde herşeye hakim olması oldukça uzun zaman alıyordu. Hep özendiğim bankalardaki bu sistemi artık bizde devreye aldık. Müşterimiz ile ilgili tüm bilgiler, eski siparişleri, mevcut siparişleri, sevkiyatta bekleyen siparişleri, ödemeleri ve bekleyen faturları gibi bilgiler yetkisi olan herkes tarafından görülebiliyor. İsteyen çalışan değişikliği isterse çalışanın herhangi bir nedenle işe gelmemiş olmasından dolayı müşterimiz hiç bir mağduriyetle karşılaşmıyor. Bu bizim için çok önemli bir aşama” diyerek memnuniyetini belirtmekte.

Müşteri Hizmet Kalitesinde Artış

Tüm bilgilerin merkezi bir sistemde ve kolay ulaşılabilir olması müşterilere verilen hizmet kalitesinin artmasını sağladı. Müşterilerden gelen isteklere anında cevap verilebiliyor. Stok, stoktan sevkiyat için ayrılan rezervasyonlar, müşteri siparişlerinde eksik malzeme ve tahmini stoğa giriş tarihleri  görülebiliyor. Bu tür bilgilere yetkisi olan herkes erişebiliyor. Sn. Tavman ”Müşteriden bir telefon geldiğinde ofisde kim olursa olsun cevap verebiliyoruz. Müşteri temsilcisini, depoyu ya da sevkiyattaki arkadaşları aramadan cevap verebiliyor olmak çok hoşuma gidiyor. Yıllardır özendiğim bankacılık sistemlerini şirketimizde uygulamaya almış olmaktan gurur duyuyorum” diyor.

6Gen proje yöneticisi ve yönetici ortağı olan Sn. Emir “ satış siparişinin alınması, bunun şirket içi birimlere aktarılması ve sevkiyatının yapılması sırasında, bilginin her seferinde ayrı olarak girilip işlenmesinden dolayı bazı yanlışlıklar yaşanabiliyordu. Özellikle mermer şirketinde çok detay malzeme olduğu için siparişler Excel ya da Word dosyası olarak çalışılan tedarikçilere  aktarılıyordu. Bu da bazı detay malzemelerde sorunlara neden olabiliyordu. Microsoft Dynamics NAV geçişi ile müşterinin verdiği siparişin aynısı tedarikçiye iletiliyor ve sistemin her aşamasında aynı bilgi kullanılıyor. Hem tedarikçiler, hem depo ve  sevkiyat çalışanları müşterilerden geldiği haliyle sipariş içeriğini görüyorlar. Böylece veri hatasından kaynaklanan sipariş yanlışlığı olmuyor. İade ve yeni ürün sevkiyat masraflarının ve en önemlisi müşteri gözündeki prestij kaybının önüne geçilmiş olundu” Diyor.

Artan Kontrol

Sn. Tavman önceki sistemde şirket sahibi ya da üst düzey yönetici olarak sadece irsaliyenin kesilmesi noktasından sonra bazı sorgulama yapabiliyor olmaktan çok rahatsız olduğunu belirtiyor. Eski sistemlerinde hangi müşteriler teklif istemiş, bu tekliflere nasıl cevap verilmiş, müşteri siparişleri alınabilmiş mi? Gibi soruların yanıtını alamıyor olmaktan çok sıkıntı duyduğunu belirtmekte. Kontrolü sağlamak için her an şirkette olmak, çalışanlar ile sürekli toplantılar yapmak ya da bazı raporların hazırlanması için ek mesailer harcanıyor ollması şirket veirmliliğine olumsuz yansıyordu. Ancak yeni sisteme geçildikten sonra üst yönetim, müşterilerden gelen isteklere, gönderilen tekliflere, geçilen siparişlere tamamen hakim. Sn.Tavman sistemin getirdiği bu kolaylığı  bir yurt dışı gezisi sırasında daha da iyi anlamış. “Şubat ayında Kore’ye gittim. Binlerce kilometre uzaktan sisteme bağlanıp, bugün  kime ne satmışız diye sistemi sorguladım. Baktım satışlar iyi, sistemden çıkıp, huzurlu bir şekilde ziyaretimi yaptım” diyen Sn.Tavman en büyük idealinin şirkette kendisi olmadığı zamanlarda herşeyin aynı düzeninde devam ettiğini görmek olduğunu belirtiyor. Microsoft Dynamics NAV ve 6Gen ekibinin katkılarının bu amacına ulaşmak için atılan en büyük adım olarak nitelendiriyor.

Risk Yönetimi

Önceki sistemlerinin basit bir muhasebe sistemi olduğunu vurgulayan Sn.Tavman, bir girişimci olarak kendisi için en önemli konunun riskleri yönetmek olduğunu belirtiyor. Ürün ve müşteri bazında maliyet ve karlılıkları görememek yönetilemeyen bir risk içeriyor. Eski sistemlerinde üç farklı şirket olduğu için, aynı müşterinin bu üç şirketten yapmış olduğu ticarete bakarak karlılığı ya da toplam borcunu görmek mümkün olmuyordu. Ancak Microsoft Dynamics NAV sayesinde bu sıkıntılar ortadan kalktı. Hatta bir şirkette müşterinin borcu olmasa da, diğer şirketlere olan borçlarda  görülebildiği için, tahsilat problemi olan müşterilere sevk yapılması gibi riskler ortadan kaldırıldı.

6Gen eklentileriyle  müşterilerin farklı ödeme şekilleri için farklı kredi limitleri de  tanımlandı. Müşteriye şirket bazında ayrı, çek-senet toplamında ayrı, kendi ve müşteri  çekleri için ayrı limitler ile toplam mü
şteri riski tanımlandı. Bu sayede riskli alacaklar minimize edilmeye başlandı.

Bayilere uygulanan pek çok farklı iskonto, eski sistemde maliyetler ile takip yapılmadığı için maliyetlerin altında satış yapma riski içeriyordu. AyrıcaÖrneğin bazı ürünler hatırlı bayiler için toplam tutardan iskonto, bayi iskontosu, ödeme iskontosu ve yılsonu ciro toplamı üzerinden geri ödeme gibi durumlar sözkonusu olabiliyor. Böylesine çok iskonto uygulamasından sonra bazen ürünün satınalma maliyetinin altında bayi satış fiyatı ortaya çıkabilmekteydi. 6Gen eklentileriyle  yeni sistemde ürünlerin maliyeti sistem tarafından hesap edilip, her sipariş satırı bazında son fiyat ile otomatik olarak karşılaştırılmakta. Bu sayede maliyetin altına inildiğinde kullanıcıya uyarı verilmekte. böylece Merkez Motor’un herhangi bir satışta farklı kriter ve zamanlarda devreye giren iskontolar nedeni zarara uğraması engellenmekte.

Çözüme Genel Bakış

Müşteri Profili
Merkez Motor Makine San.ve Tic.Ltd.Şti. 1997 yılında Elektrik Motorları Satış ve Pazarlama şirketi olarak kuruldu. 10 yıldan fazla tecrübesi ve kalitesi ile Türkiye'nin en büyük elektrik motor ve redüktör satış firmalarından biri oldu. Almanya ve diğer Avrupa ülkelerinin Elektrik dünyasında lider firmaları ile münhasır bayilik anlaşmaları yaptı. 
 
Çözüm
Microsoft Dynamics NAV

Yararlar
• Anlık Stok, Mali Durum ve Hizmet Bilgisi

• Müşteri Hizmet Kalitesinde Artış

• Artan Üst Yönetim Kontrolü

• Risk Yönetiminde ve Nakit Akışında Etkinlik

• Sipariş Döngüsünde Optimizasyon